Taifid chartlainne Eagraíocht bainistíochta: gost, treoracha, doiciméid, na rialacha. Treoirlínte maidir le bainistiú taifead cartlainne

Go bhfuil rialacha maidir le bainistiú taifead cartlainne na príomhriachtanais a bheith ag obair le páipéir agus ábhair nach bhfuil baint acu le gníomhaíochtaí reatha na cuideachta. Tá siad le chéile de réir an láthair creat rialúcháin, a phróiseáil raon feidhme rialála, a thiomsú agus stóráil faisnéise. Eochair téarmaí a úsáidtear i gcreat an Chaighdeáin Leagann do Thaifid chartlainne Bainistíochta. Á ndréachtú iad a chur san áireamh chun cinn in úsáid na teicneolaíochta agus na teicneolaíochta faisnéise chun cinn. Smaoinigh thuilleadh ar an bhonn na bainistíochta taifead cartlainne.

minicíocht

Treoirlínte maidir le bainistíocht taifead cartlainne maidir le gníomhaireachtaí rialtais. Tá siad ag teastáil freisin do ghnólachtaí ag gabháil do cineálacha áirithe oibre. Go háirithe, beidh feidhm ag na rialacháin sa chuid den tuairisc, clárú, caomhnú agus úsáid doiciméad den chiste chartlainne de Chónaidhm na Rúise, a tharchur chuig an maoin stáit.

Foranna na bhfiontar, ag obair le scannán, Phonographic, físeáin, grianghraif, léarscáileanna, eolaíochta agus teicneolaíochta, faisnéis teiliméadrachta, rialú ag na forálacha atá leagtha amach i bpleanáil agus tuairisciú.

An diúité agus an ceart chun eagraíochtaí iad i gcartlann chun a stóráil go sealadach ar dhoiciméid de chuid AF RF Soláthraíonn bunaithe ar reachtaíocht earnálach (ó 1993), an seasamh (ó 1994 agus 1998.). Tá na creat rialála na gníomhartha dlíthiúla a bhfuil tábhacht réigiúnach. A mheastar nach bhfuil na rialacha maidir le doiciméid, an obair atá á rialú ag an Dlí Chónaidhme № 5485-1 agus № Foraithne an Uachtaráin 1203 ó 1995/11/30, an

críochnaithe

Is athlíonadh córasach ar an bonn faisnéise na n-aonad fiontraíochta. Áirítear Piocadh chinneadh:

1. Foinsí.
2. Comhdhéanamh na n-ábhar a bheidh le fáil.

Mar chuid den ghníomhaíocht seo i gcrích chomh maith aistriú díreach de dhoiciméid don chartlann. Mar fhoinsí iad:

1. aonaid fiontair.
2. daoine fisiceacha.
3. Struchtúr fo.

Comhdhéanamh na n-ábhar

ar thaifid cartlainne Leagann treoir bainistíochta go éadáil a dhéantar go sealadach (os cionn 10 bliain) na cásanna agus stórála buan. Tugtar achoimre ann freisin faisnéis ar an bhfoireann. Gcásanna ina gcinnfidh an seilfré de níos lú ná 10 mbliana, mar riail, na cartlanna iad nár aistríodh. Tá siad le fáil sna codanna ábhartha an fhiontair. Ag deireadh an seilfré nithe den sórt sin atá le scriosadh. Tá sonraí chineál leithleach tharchuirfear ar iarratas an úinéara. Ina dhiaidh sin, tá siad a sheoladh chuig an gCartlann Stáit don ábhar buan. Beidh an t-aistriú freisin ábhair Fiontair réamhtheachtaí agus struchtúir fo leachtú.

bainistiú taifead cartlainne agus ainmníocht

fostaithe Údaraithe ag déanamh oibre le hábhair eolais fiontair, déan liosta córasach de na cásanna. D'iarr sé ar an nomenklatura. Ag a fhoirmiú léiríonn an seilfré na n -ábhar. ar thaifid cartlainne Forordaíonn lámhleabhar bainistíochta an roinn údaraithe chun monatóireacht agus soláthar seirbhíse a éascú i ndréachtú an ainmníocht. Feidhmíonn an liosta córasach mar bhunús do bhunú fardail ábhar eolais ar buana agus sealadacha (suas go dtí 10 mbliana) a stóráil. Is Ainmníocht chomh doiciméad cuntasaíochta mór. Tá sé a úsáidtear le clárú gcásanna stóráil shealadach, lena n-áirítear téarma is giorra ná 10 mbliana. Féadfaidh an scéim systematization ainmníocht arna bhunú a úsáid gníomhartha comhad cárta a dhéantar agus iad ag forbairt.

aicmiú

taifid chartlainne Coimeád Tá bainistíocht i gcrích ar thrí chineál ainmníocht:

1. Tipiciúla.
2. Eiseamláireach.
3. Aonair (do chuideachta ar leith).

An chéad chinneann an comhdhéanamh na n-ábhar a ghintear in institiúidí den chineál céanna. Tá ainmníocht caighdeánach a mheastar gur doiciméad rialála. Cinneann systematization Neas comhdhéanamh thart na n-ábhar eolais do fhiontair atá cumhdaithe ag a ghníomhaíocht, rud a léiríonn an t-innéacs. Tá sé carachtar recommendatory. Na cineálacha systematization úsáidtear i bhfoirmiú raon aonair agus a aistrítear isteach é gan athruithe.

Gnéithe ullmhúcháin

Na doiciméid le haghaidh cartlainne bainistíochta taifead fiontair systematized san fhoirm fhorordaithe i gcomhréir le hainmníocht na n-aonad struchtúrtha. Ba chóir an dara ceann a aontú agus a shíniú na ceannairí.

Tá ainmníocht an fhiontair a rinneadh i bhfoirm ginearálta. Tá sé inisealacha ceann an chartlann nó ar an duine atá i gceannas, sínithe ag ceann soláthair seirbhísí nó ó fhostaí údaraithe. Ní mór Ainmníocht bheith ceadaithe ag an gcoimisiún saineolaithe, agus ansin ceadaithe ag an stiúrthóir ar an gcuideachta. Tar éis na nósanna imeachta a chur i gcrích ceannairí na rannáin struchtúrtha an fhiontair ar fáil sliocht na codanna ábhartha.

An ainmníocht don bhliain atá le teacht déanta sa ráithe deiridh den tréimhse atá ann faoi láthair. Tá chomhchuibhiú i gcrích ar a laghad 1 uair in 5 bliana. Má athraíonn tú an struchtúr agus feidhmeanna an fhiontair, ainmníocht nua.

An nós imeachta maidir le Gnóthaí thiomsú

gníomhartha Foirmiú dtugtar ghrúpáil comhlíonfar iad de réir ainmníocht. Áirítear eagraíocht bainistíocht taifead cartlainne an t-systematization faisnéise de réir an t-ainm an fillteán. Gan ceadaithe ghrúpáil cóipeanna dúblacha agus dréachtaí. Is iad na heisceachtaí feithiclí ardluacha. Ní Ní mór a chur i bhfillteán páipéir a chur ar ais.

ag cothabháil coimeád taifead cartlainne a dhéantar ag soláthar faisnéise láimhseáil ábhar sheirbhís lárnach, agus ag díláraithe - an dá aonad struchtúrtha, agus an roinn thuas. Tá Grúpáil faoi mhaoirseacht dhíreach na ndaoine atá freagrach as sábháilteacht na meán stórála. Más gá, a bheith fostaithe i gceist an Chartlann Stáit.

príomhriachtanais

Tá bainistíocht taifead cartlainne a dhéantar i gcomhréir le ceanglais na rialachán. I dteacht ar na fillteáin le hiompróirí faisnéis is gá chun freastal ar na riachtanais seo a leanas:

1. Ábhair do stóráil shealadach agus bhuan a ghrúpáil ar leithligh.
2. Tá an fillteán áireamh i cóip amháin de pháipéar.
3. Ba chóir an fillteán a n-ábhar i láthair don bhliain féilire amháin. Den Rialachán seo, áfach, tá eisceachtaí. Áirítear orthu sin:

• comhaid phearsanta, a cuireadh ar bun thar thréimhse iomlán an fhostaí iomchuí;
• ábhair agus struchtúir coistí tofa seasamh leo, grúpaí leas-, regimented sa tréimhse thionól;
• institiúidí Páipéar oideachais, chun báis agus a ghrúpáil i scoilbhliain;
• ábhair amharclainne, iad saintréithe na ngníomhaíochtaí an tséasúir;
• stair, agus mar sin de.

Ní mór don fhillteán a bheith níos lú ná 250 bileoga ar thiús nach mó ná 4 cm.

Grúpáil gníomhartha riaracháin

Éilíonn cartlainne bainistíochta taifead systematization de chineálacha éagsúla na n-iompróirí eolais. Tá na n-áirítear tréith agus gníomhartha riaracháin. Tá siad le chéile de réir an cineál agus cróineolaíocht na n-iarratas:

1. Beidh feidhm ag forálacha reachtanna ceadaithe ag gníomhartha rialúcháin, mar iarscríbhinní. Déantar iad a ghrúpáil le chéile. Má tá na forálacha, rialacháin, reachtanna ceadaithe mar ghníomh ar leith, systematize dóibh i gcásanna aonair.
2. Orduithe agus cinntí na struchtúr níos airde le haghaidh a gcur chun feidhme a ghrúpáil de réir limistéar an fhiontair.
3. Orduithe a bhaineann le pearsanra, systematized i gcomhréir leis an tréimhse choinneála. Le líon mór na n-ábhar eolais Gníomhartha fóirsteanach ar thaobhanna éagsúla de chuid na cuideachta, grúpa ar leithligh.
4. Orduithe sna príomhréimsí gníomhaíochta a systematized ar leithligh ó ghníomhartha ar an bhfoireann. Mar shampla, an t-ordú na bainistíochta taifead cartlainne san áireamh san fhillteán céanna, agus ceapadh an ceann de roinn atá freagrach - go ceann eile.
5. teorainneacha Ceadaithe, tuarascálacha, meastacháin, liostaí miondealaithe, pleananna agus mar sin de. grúpáilte ar leithligh ó thionscadail iad.
6. Tá Suíomh doiciméad i gcomhaid pearsanta a dhéantar san ord ina bhfaightear iad.
7. billí pá foirne Facial systematized i bhfillteáin ar leith. Tá siad eagraithe in ord aibítre.
8. Gearáin, moltaí, gearáin na saoránach a bhaineann le gníomhaíochtaí de chuid na cuideachta, taifid lena mbreithniú agus cur i bhfeidhm a ghrúpáil ar leithligh ó na gearáin daoine aonair i dtaobh nithe pearsanta.
9. Systematics den chomhfhreagras dhéantar go hiondúil i dtréimhse féilire in ord cróineolaíoch. Sa chás seo, na freagraí a chur i ndiaidh na ceisteanna. I gcás athnuachana den chomhfhreagras ar ábhar ar leith, a thosaigh sa bhliain roimhe sin, na doiciméid áireamh san fhillteán na tréimhse atá ann faoi láthair. Sa chás seo léiríonn an t-innéacs na bliana roimhe sin.

Ag déanamh iompróirí faisnéis glacadh do choinneáil slán

Soláthraíonn cartlainne bainistíochta taifead roinnt ceanglas d'aonaid struchtúracha, ag obair le doiciméid páipéar. féadfaidh iompróirí Ag déanamh a bpáirt no go hiomlán. Braitheann sé ar an am a stóráil. Tá clárú Iomlán dhéantar i ndáil le doiciméad sealadacha (os cionn 10 bliain), a bhfuil cion buan, chomh maith leis na gníomhartha ar an bhfoireann. go mbaineann sé:

1. Hardcover / fillteán ceanglóra.
2. Uimhriú na bileoga.
3. A dhréachtú an leathanach-fhinné.
4. Foirmiú fardal inmheánach más gá.
5. oiriúnuithe na sonraí ar Dhéanamh ar an leathanach clúdaigh. Is féidir leo a teagmháil leis an t-ainm an fhiontair, an uimhir chláraithe na bhfillteán, na dátaí mhór, agus mar sin de.

Ábhair le haghaidh stórála sealadaí, lena n-áirítear téarma is giorra ná 10 mbliana, arna tharraingt i bpáirt. Mar sin, nach bhfuil cead a chur i gcrích ar an systematization na n-urrús san fhillteán, liostaí nach uimhrithe, ná a bheith ar lipéad árachais.

nuances

Cartlainne bainistiú taifead - gníomhaíocht ina ar fáil speisialtóirí ní hamháin iompróirí faisnéis sábháilteachta, ach freisin an deis a bheith ag obair leo más gá. Chun na críche sin, na gníomhartha arb iad an fillteán, comhdaithe ag ceithre puncture i chlúdach cairtchláir. Tá siad ceadaithe freisin chun ceangal smaoineamh ar an bhféidearthacht a léamh téacsanna, rúin, dátaí víosaí i ngach na páipéir.

Mar ullmhúchán don ghrúpáil na cheangail miotail a bhaint astu. Ábhair atá beartaithe le haghaidh stórála buan agus is gníomhartha a bheith luachmhar nó unformatted le fáil i bhfillteáin gated trí comhla le teaghráin nó i mboscaí speisialta.

Nuair a bheidh i láthair i ndoiciméid neamhéilithe de chineál pearsanta (leabhair oibre, cártaí, cártaí míleata, etc.). Tá siad a chur i gclúdach ar leith agus a chomhdú sé leis an gcuid eile na n-ábhar. Ag deireadh an fillteán a bheith i láthair ina bán bileog-fhinné. Ag tús an fillteán fhoirm sutured le haghaidh fardal inmheánach. Chun sábháilteacht an tsocraithe agus gach bileog pháipéir uimhrithe le numerals Araibis. Ní bhaineann an riail seo leis an leathanach, agus foirmeacha fhinné fardail. Tá uimhir a chur le peann luaidhe sa chúinne uachtarach ar dheis.

Bileog-fhinné

Tá sé déanta de réir an ordaithe. Tá na focail agus na figiúirí:

1. Líon na n bileoga le uimhrithe.
2. Líon na leathanach de fardail inmheánach.

Leagann an bhileog-Fhinné freisin uimhrithe sainiúlacht. Go háirithe, chun a chinneadh an bhfuil innéacsanna, cóid ar iarraidh, uimhreacha na leathanach litir nó litreacha le grianghraif glued, leathanaigh bhformáid mór, agus mar sin de. Lena chois sin, ar an mbileog iúl ar an láthair bróisiúir a phriontáil san fhillteán, más rud é nár cuireadh marcáilte i an t-uimhriú mó. Bileog-finné rinneadar maoirseacht tiomsaitheoir. Ba chóir athruithe ina dhiaidh sin ar an stádas agus comhdhéanamh na fillteáin a mharcáil i dó le tagairt do na gníomhartha ábhartha. Níl sé ceadaithe a dhéanamh bileog-fhinné ar an leathanach teidil an fillteán nó láimhdeachas glan ar an leathanach deiridh den doiciméad ann.

fardal inmheánach

Tá sé déanta le haghaidh faisnéise stórála agus cuntasaíocht tráth ábhartha (os cionn 10 bliain) agus ábhar leanúnach. fardal inmheánach arna tiomsú do ghnólachtaí cruthaithe ag chineálacha de dhoiciméid, teidil a an t-ábhar a bhí nár nochtadh. Ba chóir an fhoirm sonraí a chur i láthair ar na sraithuimhreacha na n-ionsaithe i innéacsanna fhillteán, teidil, dátaí, agus uimhreacha leathanach.

Maidir le fardal inmheánach ceangailte taifead achomair. Dúirt sé i bhfigiúirí agus i bhfocail an líon doiciméad san áireamh ann, chomh maith le líon na bileoga a bheidh á fhoirmiú. Tacaíonn tiomsaitheoir fardal inmheánach. Má tá fillteán faoi cheangal nó stapled gan foirm, tá an liosta le chéile ag gabháil leis an taobh istigh den chlúdach tosaigh.

Má tharlaíonn athruithe i gcomhdhéanamh na n-ábhar a léiriú sa bhfillteán "Nótaí". Go sonrach tagraíonn sé do bhaint, a athsholáthar cóipeanna páipéir, lena n-áirítear doiciméid bhreise i bhfillteán. Ag an am céanna a chur síos tagairtí do na gníomhartha ábhartha. Más gá, a bhunú ag an iontráil nua don bhileog achoimre ar fardal inmheánach, chomh maith leis an inscríbhinn ar witnessing fillteán.