Sreabhadh Oibre san fhiontar. Clár Bainistíochta Doiciméad agus coinneáil taifead

Is uathoibriú Sreabhadh Oibre beart i muinín ag beagnach gach gnó nua-aimseartha. Fiú amháin cuideachtaí beaga ag obair ar mó a mais de dhoiciméid éagsúla, lena n-áirítear litreacha, buiséid, sonraisc, conarthaí agus gach cineál na ceanglais. Is ar an gcúis go bhfuil beagnach bhfuil gach eagraíocht nua-aimseartha a iarraidh úsáid a bhaint an beart seo mar sreabhadh oibre, a chuirtear ar fáil ar chostas an iomláine agus caomhnú sonraí, éasca a aimsiú agus a stóráil faisnéis éagsúla, agus teorainn a chur le leas iomlán a bhaint ar an am is gá chun a cheadú.

Cén fáth a dhéanamh?

Beagnach chaitheamh ar bith fostaithe cuideachta a lán ama ag iarraidh a fháil an t-eolas ceart, agus staitisticí a deir deaslabhartha go dtógann sé thart ar leath an t-am oibre. Mar a tharlaíonn sé chomh maith go bhfuil tú a athchruthú as an nua in ionad an ath-úsáid ar aon doiciméid atá ann "áit éigin". Is é caighdeán staid ina bhfuil an téacs bunaidh ar conradh le dlíodóir sa ríomhaire, agus iontrálacha iris ar na hurrúis a ghabhann leis an comhlíonadh conarthaí chun báis sa chóras cuntasaíochta, billí agus gníomhartha le fáil sa roinn airgeadais i bhfoirm pháipéir, agus comhfhreagras maidir le hiompar an chonartha tá obair i fostaithe boscaí bpost leictreonach. Tá sé seo "scaipeadh" faisnéis an-dochar a dhéanamh don tslándáil, ionracas agus comhsheasmhacht, tá sé i gcásanna den sórt sin go bhfuil uathoibriú sreabhadh oibre iarbhír.

Trí thabhairt isteach córais faisnéise speisialaithe réiteach an chuid is mó is mó de fadhbanna. Mar shampla, cuireann roinnt de na gcóras buiséadaithe an cumas a chruthú córas buiséid idirnasctha, le leanúint ag an foirmiú agus stóráil leaganacha éagsúla doiciméad den sórt sin, chomh maith le léiriú ar a stádas. Mar sin tá an fhadhb a réiteach go páirteach doiciméad buiséadach úsáid na gcóras sin.

Ach ná déan dearmad go bhfuil an creat atá ann faoi láthair buiséadacha, chomh maith le cuntasaíocht agus ERP-córas i bhformhór mór na gcásanna ag obair le faisnéis struchtúrtha, ie an cineál sonraí gur féidir a chruthú agus a stóráil i bhfoirm tábla. Dar le saineolaithe is mó, cuireann an méid iomlán de shonraí maidir le haon fhaisnéis ghnó struchtúrtha nua-aimseartha ach 20%, cé go n-áirítear an chuid eile r-phoist, doiciméid téacs, tuairiscí éagsúla ar idirbheartaíochtaí agus i gcruinnithe, íomhánna, srl Minic go leor, gan staidéir socrú ndéanta faisnéis neamhstruchtúrtha nach bhfuil ach is féidir a dhéanamh ar kontektsta measúnaithe gnáth, atá i láthair cheana struchtúrtha. Tá Stóráil, bailiú agus próiseáil ina dhiaidh na sonraí sin ar fáil ag an úsáid a bhaint as bearta den sórt sin mar an sreabhadh oibre, agus facs córais bainistíochta inneachair.

Cad é atá ann?

Le cabhair ó chóras bainistíochta leictreonach doiciméad Soláthraíonn heagraíochtaí ar aon idirghníomhaíocht idir na fostaithe de chuid eagraíochta ar bhonn na ndoiciméad a thíolacfar. Arís Soláthraíonn 1C doiciméad do chruthú doiciméid, ar an bhféidearthacht ag gluaiseacht leo maidir le heagrú agus coinníonn smacht an forghníomhú doiciméad agus próiseas cur síos trína n-úsáid. Dá bhrí sin, soláthraíonn an doiciméad leictreonach ar an gcuideachta líon mór de buntáistí, aistriú a cuid oibre i ndáiríre go leibhéal nua.

Tá gach doiciméad aonair sa chóras leictreonach mar thréith ag sraith iomlán de shonraí go characterize sé uathúil (go minic dá ngairtear gléasanna den sórt sin cártaí). Is féidir leis an gcárta bhfuil éagsúlacht na faisnéise, lena n-áirítear an chineál doiciméid, dáta fhoirmiú agus athrú, an t-údar, chomh maith le spás stórála agus go leor eile. Beidh Sa chóras bainistíochta doiciméad a chur ar fáil amach anseo a stóráil agus a aisghabháil ar an doiciméid riachtanacha i gcomhréir leis na sonraí atá sonraithe sa chárta.

deiseanna

Soláthraíonn bainistíochta leictreonach doiciméad eagraíochtaí a bhfuil ní amháin a lán de na buntáistí, ach tá deiseanna ann freisin féidearthachtaí nua go leor, rud atá tábhachtach chomh maith.

rialú lárnaithe

Beag beann ar cé chomh mór is atá seo, nó go córas bainistithe doiciméad fiontair ligeann do athrú tapa i bhfoirm doiciméad a scaiptear ar sé. Mar shampla, a athrú ar an bhfoirm iarratais ar aon cheann de na costais na n-ionad freagrachta éagsúla ach a dhéanamh coigeartuithe áirithe ar na teimpléad go leor éileamh, atá stóráilte cheana féin sa chóras. Tar éis sin, ní bheidh fostaithe a líonadh iarratas san a bheith in ann a bhaint as an doiciméadú foirmeacha imithe i léig, ós rud é an t-iarratas a líonadh agus a sheoladh tríd an gcóras.

Ag tacú le saolré doiciméadú

Gach doiciméad a thabhairt suas agus a phróiseáil in aon fhiontar, téann gá trí chéimeanna éagsúla a leagan síos. Mar shampla, nuair a thagann sé ar an mbuiséad corparáideach, ní mór ar dtús a dhéanamh, agus ansin a fhaomhadh agus a fhorghníomhú ag amanna sonraithe. Tar éis sin, feidhmíocht iarbhír agus pleanáilte éagsúla den bhuiséad atá faoi réir anailís chríochnúil agus a sheoladh chuig an gcartlann. I 1C soláthraíonn an cháipéis rialú docht ar an saolré na doiciméid, na riachtanais bhunúsacha an timpeallacht corparáideach, chomh maith le rialacha dlí éagsúla agus caighdeáin tionscail ghnó na cuideachta á gcur san áireamh.

Obair Foirne

Córas bainistíochta leictreonach doiciméad Soláthraíonn bhfad níos mó ná mar eagraíocht na hoibre comhchoiteann ar dhoiciméid, agus beidh i láthair a saineolaithe atá in oifigí éagsúla nó fiú i gcathracha éagsúla.

Stórálann an córas ar líon sách mór de leaganacha den doiciméad céanna, chomh maith le stiúradh agus a athrú, is féidir iad a nótaí a chur leis na sonraí, is é sin, a chur leo ar roinnt tuairimí agus nótaí, gan cur isteach ar an t-eolas bunúsach, nach mór dó a sheachadadh.

rúndacht

Tá gné Ina ionad sin ar chórais chaoi is gur féidir sa 1C doiciméad céanna liostáil trí síniú digiteach speisialta ina dhiaidh sin criptiú. Seo a dhéanann sé indéanta, ní hamháin a dheimhniú barántúlacht aon fhaisnéis, ach freisin a aithníodh leis an t-údar uathúil, chomh maith le slándáil is éifeachtaí a bhaint amach do stóráil sonraí éagsúla, más gá.

ródú

Mura bhfuil an córas bainistíochta leictreonach doiciméad ar fáil, ansin sa chás sin ag an bhfostaí a ghlacann páirt i gcruthú na n-urrús áirithe, ní mór a thuiscint gá go atá fearr na n-urrús a aistriú. bainistíocht doiciméad leictreonach san fhiontar a aistriú go huathoibríoch sonraí an duine ceart.

De réir é féin, is é an t-ródú saor in aisce agus docht. chur ar fáil ar an deis a dhoiciméadú an treo fíor aon faighteoirí réir mar is cuí, agus forálann an dochta an rialachán is cruinne, ach i gcásanna speisialta is féidir an gníomh de réamh-suiteáilte sa doiciméadú chóras rialachán tráchta a bheith ina sos beag (mar shampla, más gá duit a sheoladh chuig an dréachtdoiciméad ar athbhreithniú le roinnt saineolaithe taobh amuigh).

rialú rochtana

Tá roghanna éagsúla ar conas idirdhealú a dhéanamh idir na cumhachtaí éagsúla fhostaithe na cuideachta i dtéarmaí bainistíochta doiciméadú. Dá bhrí sin, ceadaíonn an sreabhadh oibre chun cinn le duine a thabhairt smacht iomlán thar na sonraí a theorannú an cumas a chur in eagar aon chomhaid nó fiú a cheadú amharc amháin nó anótáil. a shimpliú go mór leis an obair le sonraí difriúla, agus atá tábhachtach - bíonn sé i bhfad níos sábháilte.

comhtháthú

Chun a chinntiú go sláine na sonraí is mó, atá tarraingthe i gcuideachta ar leith, cuireann bainistíochta leictreonach doiciméad san fhiontar chun comhtháthú an chórais suiteáilte le daoine eile - airgeadais, tionscail, anailíseacha, etc. Trí chomhtháthú sórt Gnéithe córas sreafa oibre nua-aimseartha minic go leor úsáid a bhaintear as mar chineál de idirchaidrimh idir an iliomad cineálacha bogearraí.

Doiciméid de gach córas, tá a bhaineann go loighciúil ar an bhfaisnéis, ar a dtugtar comhthéacs. Is féidir é a chur san áireamh leis an t-ábhar ar pháipéar nó r-phoist, facsanna, doiciméid a íoc, taifid de na gníomhaíochtaí, físeáin nó taifeadtaí fuaime, agus fiú a lán faisnéise eile. Is féidir leis an comhthéacs an doiciméid a chur leis de láimh nó go hiomlán uathoibriú na bpróiseas, ag brath ar na roghanna agus riachtanais na bainistíochta.

Mar shampla, is féidir leis an gcóras nua-aimseartha d'uathoibriú an sreabhadh oibre sa phróiseas foirmiú agus na hathruithe ina dhiaidh sin ar na buiséid a úsáid roinnt faisnéis chomhthéacsúil eile:

• gach saghas taighde margaidh, lena n-áirítear ní hamháin ar a chuid féin ach freisin iad siúd a bhí faighte ó fhoinsí seachtracha;
• Comhaontuithe éagsúla le comhghleacaithe (ceannaitheoirí nó díoltóirí);
• cáipéisí dlíthiúla agus tagairt ar leith;
• sa bhreis doiciméadú, a léiríonn ann féin aon teorainneacha nó toimhdí (mar shampla, an ráta boilscithe, rátaí malairte agus sonraí eile);
• miontuairiscí cruinnithe, a tionóladh chun plé a dhéanamh ar aon leagan go bhfuil an buiséad, agus ina measc tá gach cineál na n-oibrithe tuairimí agus tuairimí na rannpháirtithe sa phróiseas (go minic soláthraítear doiciméadacht den sórt sin a sheoladh i measc na fostaithe go léir le ríomhphost agus a stóráil ar leithligh ó chomhaid eolas buiséid).

A úsáideoir atá ag obair le buiséad, tráth ar bith, más gá, féachaint ar aon cheann de na doiciméid thuasluaite, mar a cheadaíonn an teicneolaíocht sreabhadh oibre nua-aimseartha air seo a dhéanamh gan aon cuardaigh fada.

Cé na córais a úsáidtear le linn?

Is féidir le duine de na réitigh bogearraí is coitianta is féidir a fháil i gcuideachtaí Rúisis a dtugtar meascán de fóntais Microsoft Outlook le Microsoft Exchange Server. An chéad iarratas, i bprionsabal, a leagtar ar beagnach gach ríomhaire, cé go bhfuil an Freastalaí Malartú glacadh go minic a úsáid mar fhreastalaí ríomhphoist lán-chuimsitheach. In ainneoin go bhfuil na cuideachtaí a bhí cheana féin tamall ó shin a thabhairt isteach doiciméid leictreonacha a choinnítear, tá cláir den sórt sin a úsáid ach amháin mar ardán do r-phost, tar éis roinnt suíomhanna láraithe féidir fiú na bogearraí seo a úsáid mar sreabhadh oibre uathoibrithe go leor feidhme le haghaidh beagnach gach eagraíocht .

I láthair na huaire, tá an margadh na Rúise líonadh le mórán de na córais éagsúla, trínar a uathoibriú bainistíochta doiciméad, agus bogearraí den chineál céanna cuireann ní hamháin an Iarthair, ach freisin forbróirí intíre. Fiú Microsoft, chomh maith leis na cláir thuasluaite, cuireann fóntais fiú amháin ar nós Freastalaí Bainistíocht Inneachair nó SharePoint Server Tairseach.

An is cumhachtaí i measc na córais atá ann faoi láthair a mheastar a bheith Documentum, ach cuideachtaí den chuid is mó móra úsáid as an bpróiseas seo uathoibriú. Is Sreabhadh Oibre ar roinnt cuideachtaí ar chostas na bogearraí uathoibrithe Lotus Notes phacáiste, ach tá go leor glao sé ar chineál an "dearthóir do ríomhchláraitheoirí", mar atá arna chur ar bun ar bhonn a chóras iomlán deacair go leor.

Cad é an difríocht idir na córais Rúisis agus an Iarthair?

Má labhairt linn faoi na príomhdhifríochtaí idir fóntais idir dúchasacha agus eachtrannacha, tá siad ar fáil i cumais scálaithe. Mar shampla, más féidir leis an gcóras na forbróirí an Iarthair a oibriú i mbeagnach gach córas oibriúcháin, bhí sé den chuid is mó intíre a fhorbairt ach amháin le haghaidh aon cheann acu, agus ar ndóigh, go bhfuil sé go minic Windows. Córais Iarthair a cumraithe le haghaidh úsáide ar aon DBMS. Is féidir a leithéid de shrianta córais Rúise bac mór ar an bhféidearthacht de thógáil tras-ardán, réitigh lánpháirtithe.

Maidir feidhmiúlacht, luíonn an difríocht is mó ar an bhfíric go bhfuil sa uathoibriú dokumentoproizvodstva Thiar agus sreabhadh oibre curtha i bhfeidhm roinnt clár is féidir a eisiúint faoi bhranda amháin, ach an sprioc le haghaidh críocha éagsúla. Mar shampla, cuireann an Documentum roinnt táirgí ar leith, a úsáidtear le haghaidh uathoibriú go hiomlán agus comhtháthú le ERP-córas, tacú le dearadh agus innealtóireachta bainistíochta doiciméad, etc. Tá formhór is mó de na bogearraí a forbraíodh sa Rúis, atá dírithe ar réiteach fadhb ar leith.

Chomh maith leis sin fiú tabhairt faoi deara go bhfuil go luíonn an phríomh-difríocht sa chur chuige an dá pháirtí leis an méid atá le córas uathoibrithe sreabhadh oibre. Tá sé i gceist córais Iarthair a chur uathoibriú iomlán ar fáil agus obair leantach tacaíocht trí réimse de phróisis ghnó laistigh den eagraíocht, agus an tromlach mór na gclár baile a uathoibriú feidhmeanna áirithe amháin.

Raonta an costas a bhaineann le córais thiar thart ó $ 400 go $ 1,000 in aghaidh gach poist, ní comhaireamh an costas a chur chun feidhme, crua-earraí agus bogearraí a theastaíonn chun doiciméad leictreonach gnáth. Is minic costais féin-thabhairt isteach thart ar leath den chostas is gnách na gceadúnas, mar chuid is mó den chlár le haghaidh uathoibriú an sreabhadh oibre i bhfeidhm chun cinn éagsúla, ach i gcásanna áirithe an praghas ord méadaíochta níos mó. Ceann de na is deacra i gcónaí ar an tionscadal uathoibrithe doiciméadaithe airgeadais maidir le cur chun feidhme tionscadal den sórt sin costas thart ar 2-3 huaire níos airde ná an costas na gceadúnas.

Bogearraí Intíre a dhíoltar ar $ 200-600 in aghaidh an suíochán, agus sa bhreis ar sin san áireamh an costas na gclár breise agus trealaimh éagsúla. Sa deireadh, tá an ríomh an luach chomparáidigh a dhéanfar i bhfad ar an mbealach céanna leis sna córais iarthair.

gnéithe

I bhformhór mór na gcásanna mar threoir tosaíochta uathoibrithe iad na próisis a bhaineann le comhchuibhiú na doiciméid, mar shampla, leis an bpróiseas ullmhúcháin tosaigh agus chur chun feidhme tuilleadh na buiséid. Mar sin féin, tá go leor foirne ag baint úsáide as anois uathoibrithe oifige agus sreabhadh oibre, is é sin, leis na nósanna imeachta clárú doiciméad amach agus isteach.

Níl an Réamhrá leis an gcóras leictreonach go bunúsach difriúil ó thabhairt isteach aon córais uathoibrithe eile, dá bhrí sin, tá sé riachtanach a dwell ar na sainghnéithe an tionscadal seo.

Cruthú stórála fiontar-aicme

Réamhrá uathoibriú doiciméad in aon chás, do stór corparáideach áirithe ina bhfuil a stóráil gach doiciméad. , Éilíonn an struchtúr loighciúil an stóráil a fhorbairt agus a chur chun feidhme tuilleadh bheartais slándála, chomh maith le ordlathas stóráil doiciméad cruinneas is mó agus tá le déanamh ag céim luath den tionscadal.

Ba chóir a mheabhrú gur féidir leis an fheidhm stórála a úsáid ag tús an dearadh, mar sin ag gur féidir go luath a dhéanamh chun bogadh na doiciméid go léir ó na láithreacha stórála atá ann faoi láthair isteach i stór corparáide amháin. Mar thoradh air sin, is féidir le húsáideoirí eolas a chur aon cheann d'fheidhmeanna mór ar an gcóras, agus ag an am céanna máistreacht a fháil agus a chur i bhfeidhm. Dlús a chur leis oiriúnú na bhfostaithe a chur i bhfeidhm Is féidir le córais a chur tríd an úsáid a bhaint as feidhmeanna seirbhíse cosúil le foláirimh maidir le hathruithe ar an doiciméadú, tá an chuma ar dhoiciméid nua, etc.

Dá bhrí sin, sreabhadh oibre ag teastáil le haghaidh aon chuideachta nua-aimseartha a fhéachann le forbairt agus a chuid oibríochtaí a fheabhsú.