Aicmiú Document: critéir bhunúsacha

Mar sin, bhí sé éasca a thuiscint ar an líon mór doiciméad, rialacha speisialta chun iad a ullmhú agus cur i láthair, ranguithe éagsúla, chomh maith leis na foirmeacha agus modhanna oibre leo chuí forbartha.

Ba chóir a thabhairt faoi deara go bhfuil an t-aicmiú de dhoiciméid thar a bheith tábhachtach mar go gcabhraíonn sé a aird a tharraingt ar a dtréithe ar leith agus cuirfidh sé ar chumas iad a úsáid is éifeachtaí. Tá sé ar cheann de na is sine agus go dtí deireadh na gceisteanna gan réiteach, forbairt a thosaigh ach ag deireadh na 1960í. An chuid is mó den chur chuige doiciméid a scaiptear i ngrúpaí ar leith i bhfeidhm roimhe seo ach amháin le gnéithe sonracha maidir le raon feidhme nó eolaíocht ar leith. Ach le déanaí tá aicmiú ilghnéitheach doiciméad curtha ar bun, atá bunaithe ar na comhpháirteanna faisnéis agus ábhar.

Is féidir le gach doiciméad a roinnt de réir na gcritéar seo a leanas:

1. Beidh imthosca a oibriú i spás agus am. A chur san áireamh rialtacht foilsithe (tréimhsiúla agus neamh-tréimhsiúla), am a tharla (an bunaidh, bunaidh, cóip, dhúbailt), an áit déantúsaíochta a (réigiúnach, náisiúnta nó eachtrannach);

2. chomhdhéanann í Faisnéise.

• aird a thabhairt ar an ábhar agus leibhéal an chomhiomlánaithe an fhaisnéis (doiciméid bunscoile agus meánscoile);

• Áirítear doiciméid a aicmiú ar an ngné na faisnéise a taifeadadh ar mhéid (format), agus líon na leathanach (iomlán);

• rannán gcaoi a bhfuil faisnéis a bhraitear (féadfaidh na doiciméid a léamh ag duine nó a cheangal ar trealamh teicniúil speisialta);

• áirítear leis sin doiciméid a aicmiú freisin ciallaíonn carachtar íocónach trínar faisnéis faoi thaifead (téacs agus bhfoirm neamh-téacs);

• sonraí a thaifeadadh modh de réir a idirdhealú a dhéanamh lámhscríofa, clóite, meicniúil, maighnéadach, fótagrafach, optúla, léasair, agus doiciméid leictreonacha.

3. chomhdhéanann Ábhar a n-áirítear critéir áirithe (ar nós ábhar ar an t-iompróir eolais, chomh maith lena cruth agus dearadh).

Is fiú a nótáil go gceadaítear sin leis an dáileadh na doiciméid do na grúpaí ar leith i inneachar agus foirm níos éifeachtaí a eagrú obair léi.

Is fiú a lua go bhfuil aicmiú comhfhreagrach de dhoiciméid chuntasaíochta go dtí seo, lena gcuirtear san áireamh a n-ábhar, áit agus nós imeachta a tharraingt suas, cur i bhfeidhm, agus a modh úsáide ann freisin.

An t-aicmiú de dhoiciméid chuntasaíochta san áireamh leis roinn seo a leanas i gcineálacha:

• ag brath ar chur i bhfeidhm - riaracháin agus feidhmiúcháin, cuntasaíocht chlárú nó comhcheangailte;

• ordú a ullmhú - bhunscoile agus achoimre;

• doiciméid inmheánacha agus seachtracha;

• trí úsáid - indiúscartha agus stóráil;

• ag brath ar an ábhar - airgeadaíochta, ábhar agus dearadh.

Caithfidh a rá go n-áirítear an rangú seo roinnt critéar agus tá sé thar a bheith leathan, agus mar sin go mbaineann gach doiciméad do ghrúpaí éagsúla ag an am céanna, ach is féidir a arb iad is sainairíonna gnéithe sonracha agus a úsáid ach amháin sa réimse ábhartha.